Tietosuojaseloste | Privacy Policy

Tietosuojaseloste (Akkreditointi) 

Tietosuojaseloste 

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten AKK Sports Oy (“Rekisterinpitäjä”) yhteistyössä CoreGo Oy:n (“Tietojen käsittelijä” tai “CoreGo”) käsittelevät akkreditointijärjestelmän käyttäjien ja tapahtumaan akkreditointia hakevien henkilöiden (“Rekisteröity”) henkilötietoja ja miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa. Rekisterinpitäjä ja Tietojen käsittelijä noudattavat toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. 

 

Rekisterinpitäjä 

AKK Sports Oy (Y-tunnus: 0937613-5) 

 

Tietojen käsittelijä 

CoreGo Oy (Y-tunnus 2683401-1)
Messuaukio 1
00520 Helsinki 

asiakaspalvelu@corego.fi 

 

Kerättävät henkilötiedot 

Rekisterinpitäjä ja CoreGo käsittelevät henkilötietoja vain niiltä osin, kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn laajuus vaihtelevat Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisestä suhteesta, annetuista luvista sekä Rekisteröidyn käyttämän selaimen yksityisyysasetuksista. 

 

Akkreditointi- ja käyttäjätiedot 

Tiedot kerätään Rekisteröidyltä hänen hakiessaan akkreditointia tapahtumaan, rekisteröityessään akkreditointijärjestelmään, asioidessaan tapahtuman järjestäjän kanssa tai liittyessään esimerkiksi viestintä- tai markkinointilistalle. Alla mainituista henkilötietoryhmistä kerätään kulloinkin tarpeelliset tiedot. Osa tiedoista voi olla vapaaehtoisia. 

• perustiedot, kuten nimi 

• yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero 

• tarkennetut henkilötiedot, kuten sukupuoli. Vapaaehtoinen. Tietoa käytetään tarvittaessa anonyymiin tilastointiin rallintekijöistä.

• akkreditointiin liittyvät tiedot, kuten organisaatio, rooli tapahtumassa, vaatekoko, mediatausta, kulkuluvat ja käyttöoikeudet tapahtuma-alueilla 

• tunnistamistiedot, kuten salatut käyttäjätunnus- ja salasanatiedot tai muut vastaavat tunnisteet 

• mahdolliset Rekisteröidyn antamat muut lisätiedot  

 

Tietyissä tilanteissa tiedot voi antaa Rekisteröidyn sijaan hänen valtuuttamansa henkilö, esimerkiksi organisaation yhteyshenkilö. 

 

Akkreditointihakemukseen ja -käsittelyyn liittyvät tiedot 

Tietoja kerätään Rekisteröidyn hakiessa akkreditointia tapahtumaan verkkopalvelussa, sähköpostitse tai muulla tavalla. 

• akkreditointihakemuksen lähdetiedot (esim. hakemuskanava) 

• hakemuksen sisältö, valinnat ja mahdolliset liitteet 

• hakemuksen käsittelyyn liittyvät tiedot, kuten hyväksyntä tai hylkäys sekä käsittelyhistoria 

• muut akkreditoinnin hallintaan liittyvät lisätiedot 

 

Tapahtumatyöskentelyyn ja osallistumiseen liittyvät tiedot 

Työskentelyyn tai vierailuun liittyviä tietoja voidaan kerätä Rekisteröidyn osallistuessa tapahtumaan tai sen jälkeen. Kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi: 

 

• vierailuaikaan liittyvät tiedot, kuten saapumis- ja lähtöaika tapahtumasta 

• liikkumiseen liittyvät tiedot, kuten kulunvalvontapisteet tai vierailut eri alueilla 

• kulunhallintaan ja turvallisuuteen liittyvät tiedot, kuten kulkuluvan käyttö 

• asiakaspalvelun ja tapahtuman kehittämiseen liittyvät tiedot, kuten annettu palaute 

 

Verkkopalveluiden käyttötiedot 

Verkkopalveluiden ja mobiiliapplikaation käytöstä kerätään tietoja Rekisteröidyn käyttäessä CoreGon Rekisterinpitäjälle tuottamaa verkko- tai mobiilipalvelua. Kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi: 

• käytettävästä laitteesta tai sovelluksesta kerättävät tiedot, kuten selainversio, laitetyyppi, ruudun koko ja IP-osoite 

• tiedot verkkopalveluiden käytöstä, kuten sivulataukset, palvelussa vietetty aika ja palvelussa liikkuminen 

 

Verkkopalveluiden käyttäjät voidaan tunnistaa esimerkiksi yhteisöliitännäisten tai sähköpostiviestissä olevan tunnisteen perusteella. 

 

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusta 

Rekisterinpitäjä käyttää kerättyjä henkilötietoja akkreditointien käsittelyyn, myöntämiseen ja hallintaan sekä tapahtuman asianmukaisen ja turvallisen toteuttamisen varmistamiseen. Tietoja käytetään myös kulunhallintaan, turvallisuusjärjestelyihin, resurssien suunnitteluun sekä operatiivisen tapahtumatuotannon toteuttamiseen. 

 

Kerättyjä tietoja voidaan lisäksi käyttää asiakasviestintään ja yhteydenpitoon. 

Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän väliseen suhteeseen (kuten akkreditointihakemukseen tai tapahtumaan liittyvään rekisteröitymiseen) sekä Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun käsitellä tietoja tapahtuman toteuttamiseksi ja kehittämiseksi.

 

Tietoja voidaan käyttää myös palveluiden ja tapahtumakokemuksen kehittämiseen, kuten viestinnän personointiin. Tällöin käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. 

 

Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen 

Rekisterinpitäjä ja CoreGo ovat sopineet henkilötietojen käsittelystä tämän tietosuojaselosteen ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. CoreGo toimii tietojen käsittelijänä Rekisterinpitäjän lukuun eikä luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman Rekisterinpitäjän ohjeistusta. 

 

Rekisterinpitäjä voi käyttää myös muita palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyyn. Tällöin varmistetaan tietojen lainmukainen käsittely sopimuksin ja ohjeistuksin. 

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää tai se on tarpeen oikeuksien tai turvallisuuden varmistamiseksi. 

 

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle 

Rekisterinpitäjä tai CoreGo eivät pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli siirtoja tehdään, ne toteutetaan soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. 

 

Evästeiden käyttö 

Verkkopalveluiden käyttökokemuksen parantamiseksi sekä käytön seuraamiseksi käytämme evästeitä (cookies). Evästeet mahdollistavat tietojen tallentamisen käyttäjän selaimeen. 

 

Sijaintitietojen kerääminen ja käyttö 

Rekisterinpitäjä tai CoreGo eivät pääsääntöisesti kerää tarkkoja sijaintitietoja. 

IP-osoite voidaan kuitenkin yhdistää karkeaan maantieteelliseen sijaintiin. Lisäksi tapahtuman aikana kerättävät kulunvalvontatiedot voivat liittyä tiettyihin tapahtuma-alueisiin. 

 

Henkilötietojen säilyttäminen 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

• Verkkopalveluiden käyttötietoja säilytetään noin 12 kuukautta 

• Rekisteröidyn perustiedot ja akkreditointiin liittyvät tiedot säilytetään pääsääntöisesti 36 kuukautta asioinnista 

• Tapahtumakohtaiset akkreditointitiedot säilytetään pääsääntöisesti 36 kuukautta tapahtuman päättymisestä 

 

Lainsäädäntö voi edellyttää pidempiä säilytysaikoja esimerkiksi kirjanpidon osalta. 

 

Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus: 

• saada pääsy omiin tietoihinsa 

• pyytää tietojen oikaisua tai poistamista 

• siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle 

• kieltää suoramarkkinointi 

 

Pyynnöt tulee esittää Rekisterinpitäjälle. 

 

Tietoturva 

Rekisterinpitäjä ja CoreGo huolehtivat henkilötietojen suojaamisesta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietojen käyttöä rajoitetaan ja käsittely tapahtuu ohjeiden, sopimusten ja lainsäädännön mukaisesti. 

 

Lisätietoja: tiina.sammallahti@autourheilu.fi